Zásady ochrany osobných údajov

• 1. Identifikácia Prevádzkovateľa a všeobecné informácie 

Tieto zásady ochrany osobných údajov (ďalej ako „Zásady ochrany osobných údajov“) upravujú spracúvanie osobných údajov prevádzkovateľom, ktorým je pri spracúvaní Vašich osobných údajov obchodná spoločnosť UČTO DATA spol. s r.o., so sídlom Robotnícka 109, 905 01 Senica, IČO: 36 250 465 (ďalej aj ako „Prevádzkovateľ“ alebo ako „my“ v zodpovedajúcom gramatickom tvare).

Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady Európskej Únie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej ako „Nariadenie“), so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej ako „Zákon“), prípadne s inými predpismi o ochrane osobných údajov (ďalej ako „Predpisy o ochrane osobných údajov“).

Prevádzkovateľ získava pri svojej činnosti, ktorou je poskytovanie účtovných služieb a služieb správy personálnej a mzdovej agendy osobné údaje prevažne priamo od Vás ako dotknutej osoby (ďalej aj ako „dotknutá osoba“).  Vo výnimočných prípadoch môže Prevádzkovateľ získať Vaše osobné údaje aj od inej osoby, ktorá je oprávnená nám poskytnúť Vaše osobné údaje (ide predovšetkým o situácie, kedy vystupuje ako zástupca, zamestnanec alebo kontaktná osoba obchodnej spoločnosti alebo inej právnickej osoby, ktorá s nami uzatvára zmluvu o poskytovaní služieb). Môže tak nastať situácia, kedy Prevádzkovateľ získa osobné údaje aj od inej osoby, ako priamo od Vás. V týchto Zásadách ochrany osobných údajov nájdete všetky informácie v zmysle príslušných ustanovení Nariadenia tak v prípade, ak Prevádzkovateľ získal Vaše osobné údaje priamo od Vás, alebo v prípade, ak ich Prevádzkovateľ získal od inej osoby.

Všetky osobné údaje, ktoré o Vás Prevádzkovateľ ako o dotknutej osobe spracováva, sú spracovávané iba pre odôvodnené účely, po obmedzenú dobu a s využitím maximálnej možnej miery zabezpečenia, k čomu Prevádzkovateľ zároveň prijíma Internú smernicu o ochrane osobných údajov, vrátane primeraných bezpečnostných opatrení, prostredníctvom ktorých je zabezpečená primeraná úroveň ochrany Vašich osobných údajov. 

Ochrana Vašich osobných údajov je jednou z našich priorít, pričom v tomto dokumente, a zároveň v Zázname o spracovateľských činnostiach, ktorý tvorí prílohu tohto dokumentu, nájdete informácie o tom, aké osobné údaje o Vás spracovávame, za akým konkrétnym účelom, na akom právnom základe, komu môžeme Vaše osobné údaje poskytovať a predovšetkým aké máte v súvislosti so spracovaním Vašich osobných údajov práva.

• 2. Ako získate informácie o spracúvaní osobných údajov?

Prevádzkovateľa môžete kontaktovať vo veciach týkajúcich spracúvania a ochrany osobných údajov na adrese UČTO DATA spol. s r.o., so sídlom Robotnícka 109, 905 01 Senica alebo e-mailom na e-mailovú adresu
sekretariat@uctodata.sk.

• 3. Informácie k spracovateľským operáciám

Vaše osobné údaje spracovávame v súlade so zásadami Predpisov o ochrane osobných údajov, a to na účely spracovávania osobných údajov uvedené v Zázname o spracovateľských činnostiach, ktorý je spolu s týmto dokumentom zverejnený na webovej stránke www.uctodata.sk/ochrana-osobnych-udajov.

Kedy sme oprávnení spracúvať Vaše osobné údaje ? 

Plnenie zmluvných povinností – Vaše osobné údaje spracúvame pri plnení zmluvy, ak sme s Vami v postavení dotknutej osoby uzatvorili zmluvu, a to v rozsahu potrebnom k plneniu zmluvných povinností, predovšetkým pri plnení zmluvy o poskytovaní účtovných služieb a služieb správy personálnej a mzdovej agendy.

Plnenie zákonných povinností –Vaše osobné údaje spracúvame pri plnení našich zákonných povinností. Medzi zákonné povinnosti patria napr. povinnosti vyplývajúce z  predpisov o účtovníctve (vystavovanie účtovných dokladov) či z daňových predpisov (plnenie povinností voči správcovi dane).

Oprávnený záujem – Vaše osobné údaje spracúvame v niektorých prípadoch aj na základe oprávneného záujmu, výlučne v prípadoch, ak je spracovávanie nevyhnutné na sledovanie našich oprávnených záujmov alebo oprávnených záujmov tretej strany, a ak nad týmito záujmami neprevažujú Vaše záujmy alebo Vaše základné práva a slobody. Oprávnený záujem aplikujeme napr. pri vybavovaní Vašich správ z kontaktného formulára na webovej stránke Prevádzkovateľa.

Súhlas – v určitých prípadoch môžeme spracúvať Vaše osobné údaje aj na základe súhlasu, ktorý si od Vás vopred vyžiadame. Udelený súhlas môžete kedykoľvek odvolať.

Osobné údaje spracúvame vždy len vtedy, ak na ich spracúvanie existuje právny základ, teda spracovávanie je vždy vykonávané v súlade so zásadou zákonnosti.

Všetky konkrétne účely a právne základy spracúvania Vašich osobných údajov Prevádzkovateľom nájdete v Zázname o spracovateľských činnostiach.

Ak by nedošlo k poskytnutiu Vašich osobných údajov Prevádzkovateľovi, nebolo by v niektorých prípadoch možné splniť povinnosti uložené Prevádzkovateľovi osobitnými právnymi predpismi alebo s Vami, v postavení Dotknutej osoby, uzatvoriť zmluvu o poskytovaní služieb.

• 4. Kategórie osobných údajov a dotknutých osôb

Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje, ktoré sú potrebné na spracovávanie osobných údajov vždy v súlade so zásadou minimalizácie tak, aby Prevádzkovateľ plnil zmluvné a zákonné požiadavky alebo aby spracovával osobné údaje, na spracovávanie ktorých má oprávnený záujem, vždy len takom rozsahu, aby bol splnený určený účel spracúvania.

To znamená, že od Vás nevyžadujeme osobné údaje, ktoré nie sú na konkrétny účel spracúvania potrebné.

Osobné údaje, resp. kategórie spracovávaných osobných údajov ako aj kategórie dotknutých osôb sú uvedené v Zázname o spracovateľských činnostiach.

Pri právnych základoch spracovávania osobných údajov, kde plní Prevádzkovateľ zmluvné povinnosti alebo zákonné povinnosti je rozsah osobných údajov, ktoré Prevádzkovateľ spracováva, stanovený predovšetkým príslušnými právnymi predpismi. Pri spracovávaní osobných údajov, kde je právnym základom oprávnený záujem alebo súhlas so spracovaním osobných údajov, stanovuje kategórie spracovávaných osobných údajov Prevádzkovateľ.

• 5. Doba uchovávania osobných údajov

Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje v závislosti od účelu spracovávania osobných údajov. Pri dobe uchovávania zohľadňuje Prevádzkovateľ zásadu minimalizácie uchovávania osobných údajov, t. j. spracováva osobné údaje výlučne počas doby, počas ktorej je uchovávanie osobných údajov nevyhnutné a po uplynutí tejto doby osobné údaje vymazáva.

Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje počas doby, ktorá je v súlade s požiadavkami platných právnych predpisov stanovená v Zázname o spracovateľských činnostiach. Tam, kde je právnym základom spracúvania osobných údajov plnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa, je doba uchovávania osobných údajov stanovená v príslušných právnych predpisoch (napr. účtovné doklady je Prevádzkovateľ povinný v zmysle zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov uchovávať pod dobu 10 rokov). V prípadoch, kedy Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na základe právneho základu, ktorým je plnenie zmluvných povinností alebo na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, stanovuje dobu uchovávania sám Prevádzkovateľ tak, aby spracúval osobné údaje výlučne počas doby, počas ktorej je uchovávanie osobných údajov nevyhnutné.

V prípade Vašej požiadavky Vám kedykoľvek poskytneme informácie o dobe uchovávania Vašich osobných údajov.

• 6. Prevádzkovateľ ako sprostredkovateľ pri spracúvaní osobných údajov v mene svojich klientov 

Pri poskytovaní účtovných služieb a služieb správy personálnej a mzdovej agendy pre klientov Prevádzkovateľa (ďalej ako „klienti“), prichádza k spracúvaniu osobných údajov dotknutých osôb Prevádzkovateľom v mene svojich klientov (zamestnancov klientov, dodávateľov klientov v postavení fyzických osôb, zákazníkov klientov a iných dotknutých osôb). Pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb v mene klientov vystupuje Prevádzkovateľ v postavení sprostredkovateľa spracúvania osobných údajov podľa čl. 4 bodu 8. Nariadenia, pričom prevádzkovateľom, ktorý určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov je pri spracúvaní osobných údajov Prevádzkovateľom v postavení sprostredkovateľa vždy klient.

Prevádzkovateľ uzatvára so svojimi klientmi zmluvu o poverení so spracúvaním osobných údajov, v ktorých sú stanovené podmienky spracúvania osobných údajov dotknutých osôb Prevádzkovateľom ako sprostredkovateľom v mene svojich klientov, a povinnosti týkajúce sa zabezpečenia primeranej úrovne ochrany spracúvaných osobných údajov.

Účely, právne základy, rozsah a okruh príjemcov spracúvaných osobných údajov Prevádzkovateľom ako sprostredkovateľom v mene klientov je určený klientmi a príslušnými právnymi predpismi (predovšetkým zákonom č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a zákonom č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov), pričom Prevádzkovateľ v prípadoch, kedy spracúva osobné údaje dotknutých osôb v mene svojich klientov postupuje výlučne podľa pokynov svojich klientov a príslušných právnych predpisov, plní povinnosti sprostredkovateľa podľa ustanovení  Predpisov o ochrane osobných údajov a s osobnými údajmi nevykonáva žiadne iné spracovateľské operácie okrem tých, ktoré Prevádzkovateľovi vyplývajú z uzatvorenej zmluvy o poverení so spracúvaním osobných údajov a účelov spracúvania určených klientom.

• 7. Práva Dotknutých osôb

Ochrana Vašich osobných údajov ako Dotknutých osôb sa spravuje ustanoveniami Nariadenia, pričom prostredníctvom žiadosti môžete u Prevádzkovateľa realizovať Vaše práva, ktorými sú:

• 8. Uplatnenie práv Dotknutých osôb

Vaše práva uvedené v predchádzajúcom bode týchto Zásad ochrany osobných údajov môžete uplatniť:

• písomne, zaslaním žiadosti na adresu UČTO DATA spol. s r.o., so sídlom Robotnícka 109, 905 01 Senica,
• elektronicky, prostredníctvom e-mailovej adresy
  sekretariat@uctodata.sk.

Odpoveď na uplatnenie Vašich práv poskytujeme bezplatne. Za určitých okolností, v prípade opakovanej, nedôvodnej alebo neprimeranej žiadosti o uplatnenie Vašich práv sme oprávnení účtovať za poskytnutie informácií primeraný poplatok.

Odpoveď Vám poskytneme do jedného mesiaca odo dňa, kedy ste si uplatnili Vaše práva. V určitých prípadoch sme oprávnení predĺžiť lehotu na poskytnutie odpovede a to v prípade vysokého počtu a komplexnosti žiadostí Dotknutých osôb, najviac však o dva mesiace. O predĺžení lehoty Vás budeme vždy informovať.

• 9. Profilovanie

Prevádzkovateľ nespracúva Vaše osobné údaje profilovaním, ako ani žiadnou formou automatizovaného individuálneho rozhodovania, pri ktorom by prichádzalo k vyhodnoteniu Vašich osobných aspektov.

• 10. Prenos do tretích krajín a medzinárodných organizácií

Pri využívaní analytických služieb na webovej stránke Prevádzkovateľa môže prichádzať k prenosu Vašich osobných údajov do USA, spoločnosti Google LLC, ktorá je poskytovateľom služby Google Analytics. Primeraná úroveň ochrany Vašich osobných údajov pri ich prenose spoločnosti Google LLC je zabezpečená prostredníctvom členstva spoločnosti Google LLC v EU-US Privacy Shield programe.

• 11. Príjemcovia

Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté príjemcom – orgánom štátnej správy, napr. správcovi dane, súdom, orgánom činným v trestnom konaní, Úradu na ochranu osobných údajov a pod., ktoré sú v zákonom stanovených prípadoch oprávnené spracúvať osobné údaje získané Prevádzkovateľom.

Prevádzkovateľ poskytuje v niektorých prípadoch Vaše osobné údaje aj svojím sprostredkovateľom, medzi ktorých patrí spoločnosť poskytujúca hostingové služby webovej stránky, spoločnosť zabezpečujúca mailhosting či spoločnosť poskytujúca účtovný softvér. Prevádzkovateľ má uzatvorené zmluvy o poverení so spracúvaním osobných údajov so svojimi sprostredkovateľmi a vedie zoznam svojich sprostredkovateľov. V prípade Vašej požiadavky Vám kedykoľvek poskytneme údaje o našich sprostredkovateľoch zo zoznamu sprostredkovateľov.

• 12. Informácie o cookies

Prevádzkovateľ využíva na webovej stránke www.uctodata.sk súbory cookies. Cookies sú malé textové súbory, ktoré si na príkaz webovej stránky webový prehliadač môže ukladať do počítača pri návšteve webových stránok. Slúžia na to, aby webové stránky mohli lepšie poskytovať svoje základné služby alebo zaznamenávať návštevnosť a pohyb užívateľov na jednotlivých stránkach.

Na webovej stránke  www.uctodata.sk používa Prevádzkovateľ iba nasledujúce druhy cookie súborov:

• Funkčné (esenciálne) cookie súbory, ktoré slúžia na zabezpečenie základnej funkcionality webovej stránky. Tieto cookie súbory je Prevádzkovateľ oprávnený využívať v zmysle platnej legislatívy aj bez Vášho súhlasu.
• analytické cookie súbory, ktoré slúžia na zabezpečenie štatistických informácií o návštevách na webovej stránke (počet návštev a doba strávená návštevníkom na webovej stránke). Prevádzkovateľ využíva na webovej stránke súbory poskytované službou Google Analytics, ktoré do Vášho zariadenia ukladá webová stránka Prevádzkovateľa (cookie súbory s názvom: utma, utmb, utmc, utmt, utmv a utmz).  Tieto druhy cookie súborov využíva Prevádzkovateľ iba vtedy, ak mu na ich používanie udelíte súhlas. V zmysle aktuálnej legislatívy Slovenskej republiky sa za platne udelený súhlas považuje aj nastavenie Vášho internetového prehliadača umožňujúce ukladanie súborov cookies do Vášho zariadenia, prostredníctvom ktorého si prezeráte webovú stránku Prevádzkovateľa.

Používanie súborov cookies môžete spravovať prostredníctvom nastavení Vášho internetového prehliadača, čo znamená, že ich môžete kedykoľvek zablokovať (a tým odvolať súhlas s používaním analytických cookie súborov) alebo vymazať všetky druhy cookie súborov. V takom prípade nebude Prevádzkovateľ ukladať súbory cookies do Vášho počítača. Niektoré funkcie webovej stránky sa Vám však nemusia zobrazovať správne.

• 13. Platnosť 

Tieto zásady ochrany osobných údajov sú platné a účinné od 25.05.2018.

Prevádzkovateľ je oprávnený aktualizovať a meniť Zásady ochrany osobných údajov. V prípade zmeny Zásad ochrany osobných údajov Vás Prevádzkovateľ o zmenách oboznámi minimálne 14 dní vopred.